Admin @ Ramla
1
Description
אדמיניסטרציה ותפעול משרד אתר
- ניהול שוטף של משרד האתר: דואר/שליחויות, ציוד משרדי, הזמנות, תיוקים ותיעוד.
- תיאום פגישות, סיורים וספקים מול גורמי פנים וחוץ.
- תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהל/ת האתר וצוות המתקנים: הכנת סיכומים, מעקב משימות, תיעוד החלטות.
רכש, ספקים וקבלנים
- פתיחת דרישות רכש / הזמנות עבודה במערכות הארגון, מעקב עד אספקה/סגירה.
- עבודה שוטפת מול ספקים: הצעות מחיר, השוואות, תיאום אספקות, טיפול בחשבוניות מול הנה״ח.
- תיאום כניסות קבלנים לאתר: לו״ז, ליווי תהליכי אישור, תיעוד מסמכים נדרשים (כמו ביטוחים/אישורים), ועמידה בנהלי אתר.
תיאומי תחזוקה ותמיכה בצוות המתקנים
- תיאום פעולות תחזוקה מתוכננות (PM) וחלונות עבודה מול צוותי מתקנים/תפעול/אבטחה.
- ניהול יומן אתר/לו״ז תחזוקות, ודיווח סטטוסים.
- מעקב אחרי תקלות/קריאות שירות במערכת (פתיחה, עדכון, סגירה) ושיקוף לגורמים הרלוונטיים.
לוגיסטיקה, נכסים ומלאי (Assets/Inventory)
- ניהול מלאי מתכלים/ציוד תפעולי בסיסי (לפי הגדרת האתר): מעקב מלאי מינימום, הזמנות השלמה, קליטה וסידור.
- סיוע בתהליכי ספירות מלאי, ניהול נכסים/תיוגים בסיסיים לפי נהלים.
תיעוד, בקרה וציות
- שמירה על סדר תיעודי: נהלים, אישורי כניסה, טפסים, מסמכי ספקים, ארכיון הצעות מחיר/הזמנות.
- סיוע בעמידה בדרישות בטיחות/איכות/ביקורות (תיעודית ותיאומית): איסוף מסמכים, הכנת תיקי ביקורת, מעקב השלמות.
- עבודה בסביבה מאובטחת ורגישה: הקפדה על נהלי סודיות, בקרת גישה ותיעוד כניסות/ביקורים.
Requirements
ניסיון וכישורים
- ניסיון של מינימום שנתיים בתפקיד אדמיניסטרטיבי/תפעולי/תיאום ספקים (יתרון משמעותי לניסיון באתר תעשייתי/מתקן קריטי).
- ניסיון בעבודה מול ספקים, רכש, הצעות מחיר, חשבוניות ומעקב תהליכים מקצה לקצה.
- שליטה גבוהה ביישומי Office, בעיקר Excel/Outlook/Teams. יכולת עבודה עם מערכות ארגוניות ERP/רכש/קריאות שירות - יתרון.
יכולות עבודה
- סדר, ארגון וירידה לפרטים, עם יכולת לנהל כמה משימות במקביל ולעבוד תחת לחץ.
- שירותיות גבוהה, תקשורת בין־אישית מצוינת ויכולת עבודה מול ממשקים רבים (תפעול, מתקנים, ביטחון, ספקים, הנה״ח).
- אחריות אישית, דיסקרטיות, ועמידה בנהלים בסביבה מאובטחת.
שפה וניידות
- עברית ברמה גבוהה (דיבור/ כתיבה).
- אנגלית ברמה טובה (קריאה/ מיילים/ מסמכים) – יתרון משמעותי בדאטה סנטר.
- ניידות (לצורך גיבוי מתקנים נוספים)
יתרונות
- ניסיון קודם בסביבת דאטה סנטר / מתקנים קריטיים (חשמל, UPS, גנרטורים, מיזוג מדויק, בקרות וכו’) — גם אם אדמיניסטרטיבי.
- היכרות עם מערכות קריאות שירות/ אחזקה (MMS) ומערכות רכש ERP
- ניסיון בתיאום קבלנים ועמידה בדרישות בטיחות/אישורי עבודה.
- היקף: משרה מלאה
- מיקום: בסיס רמלה + הגעה לפתח־תקווה לפי צורך.
- כפיפות: מנהל/ת אתר / מנהל/ת מתקנים.
- סביבת עבודה: אתר מאובטח, כניסה מבוקרת, עבודה מול ספקים וקבלנים.